Ob Teamevent, Konferenz, Mitgliederversammlung oder Mitarbeiterversammlung – jede Veranstaltung beginnt mit der Frage: Wer soll kommen – und wie organisiere ich die Anmeldungen? Viele Veranstalter setzen noch auf manuelle Verfahren wie Excel-Listen, PDF-Formulare oder Rückmeldungen per E-Mail. Doch das kostet Zeit, Nerven – und geht spätestens bei größeren Veranstaltungen schnell schief.
Die Lösung? Selbstregistrierung. Damit geben Sie potenziellen Teilnehmenden die Möglichkeit, sich selbst und strukturiert für Ihr Event anzumelden – über einen Link, einen QR-Code oder eine individuelle Einladungsseite. Und das Beste: Die Technik erledigt dabei viele Aufgaben für Sie automatisch.
Hier sind 10 gute Gründe, warum Sie Ihre Events künftig mit Selbstregistrierung organisieren sollten:
1. Sie sparen wertvolle Zeit im Vorfeld Ihrer Veranstaltung
Mit einer Selbstregistrierung entfällt das manuelle Erstellen und Pflegen von Teilnehmerlisten. Statt, dass Sie Rückmeldungen aus verschiedenen Quellen sammeln und mühsam zusammenführen müssen, tragen Teilnehmer ihre Daten selbst direkt in das System ein.
Das Ergebnis: deutlich weniger Aufwand in der Vorbereitungsphase – und mehr Zeit für das, was wirklich zählt: Inhalte, Dramaturgie und Erlebnis Ihrer Veranstaltung.
2. Weniger Fehler – bessere Datenqualität
Manuelle Datenerfassung ist fehleranfällig: Namen werden falsch geschrieben, E-Mail-Adressen enthalten Tippfehler oder doppelte Einträge sorgen für Verwirrung. Bei der Selbstregistrierung geben Teilnehmende ihre Daten direkt ein – und idealerweise bestätigen sie diese per Double-Opt-in.
Das sorgt für korrekte Daten, weniger Fragen und weniger Ärger bei späteren Schritten wie Badge-Druck, Mailversand oder Check-in.
3. Live-Übersicht über alle Anmeldungen
Wie viele Personen haben sich bereits registriert? Welche Zielgruppen sind dabei? Gibt es einen Engpass bei den Plätzen in bestimmten Sälen?
Mit einer digitalen Selbstregistrierung haben Sie jederzeit Zugriff auf aktuelle Anmeldezahlen und Teilnehmerdetails – ohne Excel, ohne Suchen, ohne Unsicherheit. Sie wissen sofort, wo Sie stehen.
4. Gezielte Kommunikation statt Massen-E-Mails
Ein weiterer Vorteil: Sie können Ihre Teilnehmerkommunikation genau steuern. Erinnerungsmails gehen z. B. nur an Personen, die sich noch nicht registriert haben. Änderungen zum Event erhalten nur bestätigte Teilnehmer.
Das spart Zeit, reduziert Streuverluste und zeigt Ihren Teilnehmenden: Hier läuft alles professionell und persönlich.
5. Ein überzeugender erster Eindruck – schon bei der Anmeldung
Die Registrierungsseite ist oft der erste Berührungspunkt mit Ihrer Veranstaltung. Warum also nicht gleich hier punkten?
Eine durchdachte und visuell ansprechende Seite inklusive eines professionellen Anmeldeformulars mit Eventinformationen, Branding und klarer Nutzerführung vermittelt sofort Vertrauen und Professionalität – und kann damit sogar die Anmelderate für Ihre Veranstaltung steigern.
6. Teilnahmebegrenzungen souverän managen
Viele Events haben begrenzte Teilnehmerzahlen. Mit einer Selbstregistrierung können Sie zunächst alle Interessenten sammeln – und später gezielt entscheiden, wer eine Teilnahmebestätigung erhält.
So behalten Sie die Kontrolle, bleiben fair gegenüber allen Interessenten und behalten dennoch Spielraum für gezielte Zulassungen.
7. Individuelle Fragen und Informationen einfach integrieren
Sie benötigen zusätzliche Angaben wie Menüwünsche, Rechnungsadressen oder Workshop-Auswahl? Kein Problem.
Moderne Registrierungsformulare können Sie individuell anpassen, sodass Sie genau die Informationen abfragen können, die Sie für die Planung benötigen – ohne späteres Nachhaken.
8. Volle DSGVO-Konformität – ohne juristische Bauchschmerzen
Datenschutz ist kein Nice-to-have, sondern Pflicht. Gute Tools wie TEDME bieten Ihnen automatische Double-Opt-In-Prozesse, SSL-Verschlüsselung und klar definierte Speicherfristen.
So vermeiden Sie rechtliche Risiken und zeigen Ihren Teilnehmenden, dass Sie verantwortungsvoll mit ihren Daten umgehen.
9. Multikanalfähigkeit: überall einsetzbar
Ob als Link in einer E-Mail, als QR-Code auf einem Plakat, als iFrame in eine andere Website eingebunden oder als Button im Intranet – Sie können den Zugang zur Selbstregistrierung genau dort platzieren, wo sich Ihre Zielgruppe aufhält.
Das reduziert die Hürden zur Anmeldung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Interessenten sich auch wirklich registrieren.
10. Automatisierung, die sich spürbar auszahlt
Sobald sich jemand anmeldet, wird automatisch eine Bestätigung versendet. Bei nicht abgeschlossenen Registrierungen können automatisch Reminder versendet werden. Nach dem Event können Sie eine Follow-up-E-Mail mit Feedback-Link versenden.
Diese Abläufe oder ähnliche können Sie einmal einrichten – und laufen dann von selbst. Das entlastet Ihr Team und sorgt für ein konsistentes Teilnehmererlebnis.
Fazit: Selbstregistrierung ist der neue Standard
Wer heute noch mit Rückmeldebögen, CC-Listen oder statischen Formularen arbeitet, verschenkt Potenzial. Die Selbstregistrierung ist eine einfache, elegante und sehr effiziente Lösung, um Events smarter zu organisieren – und dabei die Zufriedenheit der Teilnehmer zu steigern.
Genau das können Sie mit dem Zusatzmodul von TEDME umsetzen. Mit wenigen Klicks erstellen Sie Ihre individuelle Registrierungsseite, versenden Einladungen, verwalten Rückmeldungen und behalten zu jeder Zeit die volle Kontrolle.
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