TEDME API

Hybride Events sind in aller Munde. Egal wohin Sie schauen, ob in Fachzeitschriften, auf Event-Blogs, in Corporate Blogs zahlreicher Event-Plattformen und Anbieter von Interaktionstools – überall berichten Anbieter und Planer über ein hybrides Event. Dabei sind sie wirklich die Königsdisziplin für Eventplaner, schließlich sind es letztendlich zwei Events in einem. Das Präsenzevent und das Event an den Bildschirmen der Teilnehmer. Vielleicht geht es Ihnen auch so: Je länger Sie darüber nachdenken, Anbieter befragen und ihre Kosten kalkulieren, desto größer werden die Fragezeichen. Dabei muss das gar nicht so sein. Hybride Events können auch relativ einfach geplant und umgesetzt werden und dabei zugleich große Reichweiten erzielen. Wie? Das stellen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag vor.

Ein hybrides Event als Satellitenevent

Lassen Sie uns vorab kurz die Begriffe klären.

Hybrides Event: Ein hybrides Event vereint ein Präsenzevent und ein Onlineevent. Das bedeutet, dass es sowohl Teilnehmer vor Ort als auch solche an den Bildschirmen gibt. In welchem Zuschauerverhältnis und wie die jeweiligen Interaktionen und Berechtigungen aussehen, ist dabei völlig offen und jede Kombination denkbar. Genau das macht vermutlich ein hybrides Event für viele Planer so herausfordernd.

Satellitenevent: Ein Satellitenevent ist eines, das zeitgleich an mehreren Orten unter einem Eventtitel oder Motto stattfindet. Ein bekanntes Beispiel dafür ist ein Musikfestival, das in mehreren Locations in einer Stadt stattfindet.

Diese beiden Eventformate können Sie als Planer miteinander kombinieren und daraus das hybride Satellitenevent entwickeln.

Die Vorteile eines hybriden Satellitenevents

Verglichen mit einem klassischen Präsenzevent erreichen Sie mit einem Satellitenevent, das an mehreren Standorten stattfindet, deutlich mehr Personen. Schließlich können Sie das Event sowohl in der Haupt-Location durchführen als auch an beliebig vielen weiteren Orten. Darüber hinaus erreichen Sie mit dem hybriden Event zahlreiche Teilnehmer an ihren Bildschirmen.

Außerdem können Sie bei einem hybriden Satellitenevent - sofern Sie es durchdacht konzipiert haben - Ihr Budget deutlich entlasten. Denn Sie müssen nicht mehr wie bei einer typischen Roadshow mit Ihrem Event und Ihren Botschaften von Location zu Location ziehen. Damit entfallen die Kosten und Aufwände für den Transport der Materialien, der Technik und der gesamten Crew. Alles, was von einer klassischen Roadshow übrig bleibt, ist die Miete für die jeweilige Location. Können Sie das Satellitenevent in den Räumlichkeiten Ihrer eigenen Filialen oder von Netzwerkpartnern durchführen, entfällt auch dieser Budgetposten.

Ein weiteres Plus eines hybriden Satellitenevents ist, dass Ihre Teilnehmer selbst entscheiden können, ob sie vor Ort oder lieber am Rechner dabei sein möchten. So können Sie die Bedürfnisse jedes Teilnehmertyps erfüllen. Wer lieber von Angesicht zu Angesicht Small Talk betreibt, ist vor Ort dabei und wer lieber bequem vom Sofa oder dem eigenen Schreibtisch aus zusieht, kann auch das tun.

Die Umsetzung Ihres hybriden Satellitenevents

Vermutlich fragen Sie sich jetzt, wie Sie solch ein hybrides Satellitenevent ganz praktisch umsetzen können. Das ist leichter als gedacht.

Sie brauchen dafür lediglich einen zentralen Veranstaltungsort, dem “Event-Hub”, der mit einer Hauptbühne und der klassischen Audio-Video-Technik für das Livestreaming ausgestattet ist. Neben einer coronakonformen Bestuhlung und Catering benötigen Sie außerdem ein verbindendes Element für die Teilnehmer

• vor Ort im Satellitenhub,
• in den Satelliten-Locations und
• an den Rechnern in den Offices.

Unterstützung durch TEDME

Für solch ein verbindendes Element eignet sich TEDME hervorragend, da TEDME ganz ohne Installationen in jedem Browser von Ihren Teilnehmern genutzt werden kann.

Wer vor Ort dabei ist, öffnet tedme.com und gibt den von Ihnen bekanntgegebenen Sessioncode ein. Fertig. Schon kann er oder sie an allen Abstimmungen, Votings, Umfragen, Wortwolken, Quizzes, Q&A-Runden und vielem mehr teilnehmen und verbraucht dabei sehr wenig Datenvolumen und äußerst wenig Energie seines Smartpones oder Tablets.

Die Teilnehmer an den Bildschirmen haben Zugriff auf genau dieselben Funktionalitäten über einen Browser oder über das in Ihre Event-Plattform integrierte TEDME. Konfigurieren Sie als Ihr Online-Event oder Ihren Livestream wie gewohnt und binden Sie dann via iframe TEDME in die digitale Plattform Ihrer Wahl ein. Schon kann es losgehen.

Das Gute bei der Nutzung von TEDME: Alle Teilnehmer greifen zeitgleich auf die gleiche Applikation zu. Egal ob sie sich in der zentralen Eventlocation, in einem der Satellitenstandorte oder am Rechner befinden.

Unterstützung durch Audio-Video-Technik an den Satellitenstandorten

Die Integration von TEDME in hybride Satellitenevents ist wirklich kinderleicht. Jetzt brauchen Sie sich nur noch um die Audio-Video-Technik am Haupt- und den Satellitenstandorten kümmern. Wählen Sie möglichst eine Hauptbühne, die sehr gut ausgeleuchtet ist und von der die Technik für die Tonübertragung hervorragend eingerichtet wurde. Das ist das zentrale Element Ihres hybriden Events. Stellen Sie sicher, dass jeder die Reden von hier aus gut hören und sehen kann. Wenn es Ihr Budget zulässt, sollten Sie auch eine zweite oder dritte Kamera und damit Perspektive einbauen.

An den Satellitenorten benötigen Sie nun nur noch einen Techniker und die Technik für den Empfang des Streams, d.h. eine große Leinwand plus Beamer oder einen großen Bildschirm sowie eine stabile Internetverbindung. Auf dem Bildschirm spielen Sie die Vorträge aus Ihrem zentralen Hub aus.

Wollen Sie die Interaktion zwischen den Teilnehmern im Hub und an den dezentralen Orten etwas intensiver gestalten, können Sie auch einen Moderator, ausgestattet mit einer Videokamera und einem Mikrofon mit Windschutz, für Livebeiträge aus dem Publikum, einsetzen. In diesem Falle benötigen Sie an den Satellitenorten jemanden, der dafür sorgt, dass Ihre Videokonferenz in die Zentrale rechtzeitig und sauber aufgebaut ist. Sie merken schon, hier wird es komplexer. Doch die Idee wollen wir Ihnen auf jeden Fall mit auf den Weg geben.

Das Networking bei einem hybriden Satellitenevent

Die wohl einfachste Variante des Networkings für solch ein konzipiertes hybrides Satellitenevent ist die Aufteilung des Publikums in drei Gruppen:

• Networking vor Ort,
• sowie Networking an den Satellitenstandorten,
• und Networking an den Bildschirmen.

Die ersten beiden Gruppen netzwerken so, wie Sie es von klassischen Präsenzevents kennen. Für die dritte Teilnehmergruppe können Sie entweder die Event-Plattform Ihrer Wahl nutzen oder eine der besonders fürs Networking entwickelten Videokonferenz-Lösungen wie wonder, spatial oder trember.

Fazit

Hybride Events können sehr komplex sein. Wer sich jedoch auf die Kernfunktionen und -elemente seiner Veranstaltung konzentriert, kann sowohl eine größere Reichweite als auch eine Kostenersparnis erreichen. Besonders wichtig bei einem hybriden Satellitenevent ist das Networking. Sorgen Sie dafür, dass es ein verbindendes Element, z.B. eine digitale Lösung wie TEDME gibt.

Sie haben Fragen dazu? Oder wollen eine interaktive Lösung für Ihr Event nutzen? Dann kontaktieren Sie uns gern.

KONTAKT

Egal ob die Inzidenzen in die Höhe schnellen oder Sie einfach nur wenig Vorlauf für Ihre nächste Mitgliederversammlung haben, in diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie schnell und rechtssicher Ihre Mitgliederversammlung mit TEDME online umsetzen – oder eben den Online-Teil für Ihre hybride Versammlung.

Zuerst das Organisatorische der Mitgliederversammlung klären

Das Wichtigste kommt zuerst: Alle organisatorischen Fragen rund um Ihre Mitgliederversammlung. Vermutlich kennen Sie Ihre Satzung und die darin festgeschriebenen Vorschriften für Ihre Versammlung aus dem Effeff. Schauen Sie vorsichtshalber trotzdem noch einmal hinein und überprüfen, ob Sie an alle Formalitäten gedacht haben.

Vor allem, wenn Sie schnell von einer physischen Veranstaltung auf eine virtuelle Variante wechseln wollen oder müssen, sollten Sie unbedingt klären, ob oder wie Sie

• die Agenda noch einmal anpassen müssen,
• den ursprünglichen Zeitplan je Tagungsordnungspunkt oder Abstimmung anpassen sollten,
• die Einladung noch einmal verschicken müssen,
• die Referenten online zuschalten können,
• gewichtete Stimmen oder Stimmvertretungen berücksichtigen müssen.

Haben Sie das alles geklärt, können Sie in nur wenigen Stunden Ihre virtuelle Mitgliederversammlung ins Internet verlagern – mit TEDME.

Die Teilnehmerliste hochladen und Abstimmungsfragen einrichten

Es ist wirklich ziemlich einfach. Von Ihnen benötigen wir lediglich eine Liste der möglichen Teilnehmer sowie deren Stimmgewichtungen. Soll jemand nicht abstimmen können, tragen Sie einfach eine Null in die entsprechende Tabellenzelle Ihrer Liste ein.

Darüber hinaus benötigen wir von Ihnen die Fragen, über die Sie abstimmen wollen, sowie die möglichen Antworten und Antwortmöglichkeiten: Sind Mehrfach-Antworten zugelassen? Ist nur eine Antwort gültig?

Mehr über authentifizierte Teilnehmer erfahren Sie im Modul TEDME Auth.

An die Q&A-Runde und Teilnehmerfragen denken

Fragen Sie sich bei der Verlagerung Ihrer Versammlung ins Netz, wie Sie die Frage-und-Antwort-Runde gestalten wollen und wo die Teilnehmerfragen eintreffen und gesammelt werden sollen. In einer bereits gestalteten Event-Plattform oder ganz einfach via TEDME? Denken Sie neben der technischen Frage auch an organisatorische und zeitliche Aspekte.

Wie lang soll die Q&A-Runde dauern? Wie wollen Sie die Fragen sammeln - moderiert, anonym oder offen einsehbar für alle? Möglich ist mit TEDME alles, wichtig ist nur, dass Sie sich entscheiden.

Eine offene Einreichung von Fragen sorgt für mehr Teilnehmer-Aktivität und damit für ein lebendigere Versammlung. Hingegen können Sie mit einem moderierten Sessionchat oder anonym eingereichten Fragen über das Q&A-Modul von TEDME besser kontrollieren, welche Inhalte während der Versammlung zum Tragen kommen.

Streaming oder eine Videokonferenz?

Außerdem benötigen Sie eine Online-Lösung für die Übertragung von Bild und Ton. Dabei eignet sich ein Stream immer dann, wenn Sie viele Mitglieder erwarten, ein qualitativ hochwertiges Sendebild produzieren wollen und eher auf Vorträge als auf gemeinsame Diskussionen setzen.

Ist die Runde kleiner und soll während der gesamten Veranstaltung ein Austausch mit Bild und Ton in beide Richtungen stattfinden, eignet sich eine Videokonferenz-Lösung eher.

Wofür Sie sich auch entscheiden, beides können Sie in TEDME mit nur einem Klick integrieren.

Denken Sie in beiden Fällen daran, die Aufzeichnung zu aktivieren bzw. bei Ihrem Dienstleister zu bestellen. So können Sie leichter ein Protokoll anfertigen und möglicherweise einzelne Passagen aus der Versammlung für die Produktion eines Videotrailers für die kommende Mitgliederversammlung anfertigen.

Die komplette Mitgliederversammlung in einem einzigen Tool

Sie können TEDME entweder in Ihre vorhandene Event-Plattform einbinden oder anders herum andere Tools, wie zum Beispiel die Videokonferenz-Lösung, in TEDME integrieren. Beide Richtungen sind möglich – dank iframes und APIs von TEDME.

So werden auch die IDs der Namen Ihrer Teilnehmer übergeben und niemand muss sich doppelt irgendwo anmelden oder ein weiteres Tool herunterladen. Gerade bei Mitgliederversammlungen, bei denen es um Wahlen und Abstimmungen geht und Sie niemanden verlieren wollen, ist das ein echter Pluspunkt für die Abstimmungslösung aus unserem Hause.

Eine einfache Einweisung erhalten

Damit Sie Ihre virtuelle Mitgliederversammlung richtig anlegen, erhalten Sie von uns eine kurze, einfache Einweisung in das Tool. Alternativ übernehmen wir die Durchführung für Sie – ganz wie Sie es mögen und brauchen. Gerade bei der ersten Veranstaltung greifen viele Planer auf diesen Service von uns zurück. Danach sind die meisten in der Lage, dies ganz allein durchzuführen, denn unser Tool ist wirklich sehr einfach bedienbar.

So schnell ist Ihre Mitgliederversammlung online

Es kommt ein wenig darauf an, wie fortgeschritten Ihre Gesamt-Planung bereits ist. TEDME jedoch ist sehr schnell eingerichtet. In circa 48 Stunden vor Ihrem Event ist das einrichtbar und einsatzbereit.

Zugegeben: Das ist schon recht knapp. Sollte sich hier noch irgendetwas ändern oder intern Fragen auftauchen, kann es für Sie als Planer hektisch werden. Technisch möglich ist es von unserer Seite. Wir empfehlen Ihnen dennoch etwas mehr zeitlichen Puffer einzuplanen.

Alle anderen Veranstaltungen sind sogar noch schneller online

Sprachen wir gerade von zeitlichem Puffer? Den können Sie bei einer Veranstaltung ohne offizielle Wahlen oder Abstimmungen sogar noch einmal reduzieren. Schließlich muss niemand mehr eine korrekte Teilnehmer- und Stimmliste hochladen oder prüfen.

Fazit

Sie wollen oder müssen Ihre Mitgliederversammlung schnell ins Internet bringen? Entweder als reine virtuelle oder als hybride Veranstaltung? Mit TEDME gelingt Ihnen das in wenigen Stunden – rechtssicher und komfortabel für Ihre Teilnehmenden. Kontaktieren Sie uns am besten gleich, damit wir Ihnen einen Demo-Account anlegen und Sie schnellstmöglich loslegen können.

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