Die nächste (Betriebs-)Versammlung steht an und Sie dürfen die Themen dafür planen und die Agenda vorbereiten? Dann haben Sie sich vermutlich auch schon einige Stunden und Nächte mit der Frage beschäftigt, was denn wohl die anderen beschäftigt und was daher unbedingt auf die Tagesordnung oder das Veranstaltungsprogramm aufgenommen werden sollte. Eine Möglichkeit: Sie fragen alle Mitarbeiter oder Mitglieder oder potenziellen Teilnehmer und bitten um deren Feedback per E-Mail. Die Flut der Rückmeldungen – meist noch über weitere Kanäle wie Telefon, Whatsapp, Intranet oder Social Media – kann dabei auch die besten Planer leicht erschlagen. Doch das muss nicht so sein. Mit TEDME lösen Sie sowohl die Feedback-Flut als auch die Priorisierung der Themen. Wie Sie das meistern, stellen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag vor.
Schritt eins: Themen sammeln – mit dem Q&A-Modul von TEDME
Kennen Sie das Q&A-Modul von TEDME? Mit diesem können Sie Ihre Event-Teilnehmer Fragen in den Sessionchat eintippen und von allen anderen Teilnehmern über die beliebten Smileys bewerten lassen. Darüber hinaus können Sie die Fragen moderieren, d.h. einzeln freigeben. Diese Vorgehensweise hat sich für Planer, die vorab die Kommentare und Fragen prüfen und die Meinung des gesamten Publikums einbinden möchten, sehr bewährt.
Neben diesem klassischen Einsatz können Sie das Q&A-Modul jedoch auch nutzen, um die Themenwünsche Ihrer Mitarbeiter, Ihrer Community oder Ihrer Mitglieder vor der Versammlung einzuholen. Stellen Sie dafür einfach den Link zum Q&A-Modul für Ihre Teilnehmer zur Verfügung und bitten Sie diese, ihre Fragen und Wünsche dort einzutragen. Da dieses Modul in moderierter Form verfügbar ist, können Sie und alle Co-Planer die eingereichten Themen sehen – alle anderen nicht. So vermeiden Sie eine kritische oder destruktive Atmosphäre schon während der Einreichungsphase.
Schritt zwei: Die redaktionelle Überarbeitung
Nun beginnt die redaktionelle Überarbeitung der eingereichten Themen für Ihre Versammlung oder Ihr Event. Führen Sie doppelt eingereichte Beiträge zusammen und überarbeiten Sie hier und da die ein oder andere Formulierung. Jetzt wäre auch Gelegenheit besonders destruktive Einreichungen zu löschen und nicht wieder an die Teilnehmer zu spiegeln. Denn im nächsten Schritt versenden Sie die überarbeitete Themenliste – mit genau dem gleichen TEDME-Link – an Ihre Teilnehmer und bitten diese, die Themen nun zu priorisieren.
Schritt drei: Themen priorisieren lassen
Informieren Sie Ihre Teilnehmer, was Sie mit den Einreichungen getan haben. Das könnte ungefähr so lauten: “Vielen Dank für die vielen eingereichten Themen. Diese haben wir für Sie/Euch zusammengefasst und redaktionell überarbeitet. Die daraus entstandene Vorschlagsliste für unsere nächste Veranstaltung finden Sie unter dem gleichen Link XYZ. Bitte bewerten Sie, welche Sie davon am meisten interessieren.”
So erhalten Sie die Themen, die Ihr Publikum wirklich interessiert – sowohl mit Blick auf die Themenvielfalt als auch die Priorisierung.
Solch ein Vorgehen können Sie bei unterschiedlichsten Veranstaltungen einsetzen, zum Beispiel:
- bei Mitarbeiterevents
Welche Themen sollten wir behandeln? Was bewegt unsere Mitarbeiter wirklich? - bei Mitgliederversammlungen
Welche Themen sollten noch auf die Agenda? - bei B2B-Events
Was interessiert Ihre potenziellen Teilnehmer? Welche Workshops sollten Sie anbieten?
Extratipp zum Q&A-Modul von TEDME
Gerade in Online-Events und hier vor allem bei Q&A-Runden entstehen oft viel mehr Fragen als Referenten und Moderatoren in der vorgegebenen Zeit beantworten können. Wer dennoch auf die Wünsche und Anliegen seines Publikums eingehen will, kann dafür die Gültigkeit der TEDME-Session um beispielsweise eine Woche verlängern und dort die Antworten auf alle Fragen der Teilnehmer einstellen. Frei nach dem Motto “Heute haben wir leider keine Zeit mehr, wenn Sie jedoch morgen nochmal reinschauen, dann haben wir für Sie alle Antworten nachgetragen.”
Neben der Beantwortung der Fragen können Sie so Ihre Teilnehmer noch einmal auf Ihre Event-Plattform locken. Dort können Sie dann beispielsweise erneut auf wichtige Materialien zum Herunterladen oder auf Aufzeichnungen, nächste Eventtermine oder auf eingeblendete Sponsoren aufmerksam machen.
Fazit
Q&A-Runden sind sehr beliebte Bestandteile von Veranstaltungen. Mit digitalen Lösungen wie dem Q&A-Modul von TEDME können Sie daraus auch Ihre Themenplanung und -priorisierung ableiten und so die Wünsche Ihrer Teilnehmer tatsächlich und sehr einfach berücksichtigen. Probieren Sie es aus. Wir zeigen Ihnen gern, wie es geht.
