Egal ob die Inzidenzen in die Höhe schnellen oder Sie einfach nur wenig Vorlauf für Ihre nächste Mitgliederversammlung haben, in diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie schnell und rechtssicher Ihre Mitgliederversammlung mit TEDME online umsetzen – oder eben den Online-Teil für Ihre hybride Versammlung.
Zuerst das Organisatorische der Mitgliederversammlung klären
Das Wichtigste kommt zuerst: Alle organisatorischen Fragen rund um Ihre Mitgliederversammlung. Vermutlich kennen Sie Ihre Satzung und die darin festgeschriebenen Vorschriften für Ihre Versammlung aus dem Effeff. Schauen Sie vorsichtshalber trotzdem noch einmal hinein und überprüfen, ob Sie an alle Formalitäten gedacht haben.
Vor allem, wenn Sie schnell von einer physischen Veranstaltung auf eine virtuelle Variante wechseln wollen oder müssen, sollten Sie unbedingt klären, ob oder wie Sie
- die Agenda noch einmal anpassen müssen,
- den ursprünglichen Zeitplan je Tagungsordnungspunkt oder Abstimmung anpassen sollten,
- die Einladung noch einmal verschicken müssen,
- die Referenten online zuschalten können,
- gewichtete Stimmen oder Stimmvertretungen berücksichtigen müssen.
Haben Sie das alles geklärt, können Sie in nur wenigen Stunden Ihre virtuelle Mitgliederversammlung ins Internet verlagern – mit TEDME.
Die Teilnehmerliste hochladen und Abstimmungsfragen einrichten
Es ist wirklich ziemlich einfach. Von Ihnen benötigen wir lediglich eine Liste der möglichen Teilnehmer sowie deren Stimmgewichtungen. Soll jemand nicht abstimmen können, tragen Sie einfach eine Null in die entsprechende Tabellenzelle Ihrer Liste ein.
Darüber hinaus benötigen wir von Ihnen die Fragen, über die Sie abstimmen wollen, sowie die möglichen Antworten und Antwortmöglichkeiten: Sind Mehrfach-Antworten zugelassen? Ist nur eine Antwort gültig?
Mehr über authentifizierte Teilnehmer erfahren Sie im Modul TEDME Auth.
An die Q&A-Runde und Teilnehmerfragen denken
Fragen Sie sich bei der Verlagerung Ihrer Versammlung ins Netz, wie Sie die Frage-und-Antwort-Runde gestalten wollen und wo die Teilnehmerfragen eintreffen und gesammelt werden sollen. In einer bereits gestalteten Event-Plattform oder ganz einfach via TEDME? Denken Sie neben der technischen Frage auch an organisatorische und zeitliche Aspekte.
Wie lang soll die Q&A-Runde dauern? Wie wollen Sie die Fragen sammeln – moderiert, anonym oder offen einsehbar für alle? Möglich ist mit TEDME alles, wichtig ist nur, dass Sie sich entscheiden.
Eine offene Einreichung von Fragen sorgt für mehr Teilnehmer-Aktivität und damit für ein lebendigere Versammlung. Hingegen können Sie mit einem moderierten Sessionchat oder anonym eingereichten Fragen über das Q&A-Modul von TEDME besser kontrollieren, welche Inhalte während der Versammlung zum Tragen kommen.
Streaming oder eine Videokonferenz?
Außerdem benötigen Sie eine Online-Lösung für die Übertragung von Bild und Ton. Dabei eignet sich ein Stream immer dann, wenn Sie viele Mitglieder erwarten, ein qualitativ hochwertiges Sendebild produzieren wollen und eher auf Vorträge als auf gemeinsame Diskussionen setzen.
Ist die Runde kleiner und soll während der gesamten Veranstaltung ein Austausch mit Bild und Ton in beide Richtungen stattfinden, eignet sich eine Videokonferenz-Lösung eher.
Wofür Sie sich auch entscheiden, beides können Sie in TEDME mit nur einem Klick integrieren.
Denken Sie in beiden Fällen daran, die Aufzeichnung zu aktivieren bzw. bei Ihrem Dienstleister zu bestellen. So können Sie leichter ein Protokoll anfertigen und möglicherweise einzelne Passagen aus der Versammlung für die Produktion eines Videotrailers für die kommende Mitgliederversammlung anfertigen.
Die komplette Mitgliederversammlung in einem einzigen Tool
Sie können TEDME entweder in Ihre vorhandene Event-Plattform einbinden oder anders herum andere Tools, wie zum Beispiel die Videokonferenz-Lösung, in TEDME integrieren. Beide Richtungen sind möglich – dank iframes und APIs von TEDME.
So werden auch die IDs der Namen Ihrer Teilnehmer übergeben und niemand muss sich doppelt irgendwo anmelden oder ein weiteres Tool herunterladen. Gerade bei Mitgliederversammlungen, bei denen es um Wahlen und Abstimmungen geht und Sie niemanden verlieren wollen, ist das ein echter Pluspunkt für die Abstimmungslösung aus unserem Hause.
Eine einfache Einweisung erhalten
Damit Sie Ihre virtuelle Mitgliederversammlung richtig anlegen, erhalten Sie von uns eine kurze, einfache Einweisung in das Tool. Alternativ übernehmen wir die Durchführung für Sie – ganz wie Sie es mögen und brauchen. Gerade bei der ersten Veranstaltung greifen viele Planer auf diesen Service von uns zurück. Danach sind die meisten in der Lage, dies ganz allein durchzuführen, denn unser Tool ist wirklich sehr einfach bedienbar.
So schnell ist Ihre Mitgliederversammlung online
Es kommt ein wenig darauf an, wie fortgeschritten Ihre Gesamt-Planung bereits ist. TEDME jedoch ist sehr schnell eingerichtet. In circa 48 Stunden vor Ihrem Event ist das einrichtbar und einsatzbereit.
Zugegeben: Das ist schon recht knapp. Sollte sich hier noch irgendetwas ändern oder intern Fragen auftauchen, kann es für Sie als Planer hektisch werden. Technisch möglich ist es von unserer Seite. Wir empfehlen Ihnen dennoch etwas mehr zeitlichen Puffer einzuplanen.
Alle anderen Veranstaltungen sind sogar noch schneller online
Sprachen wir gerade von zeitlichem Puffer? Den können Sie bei einer Veranstaltung ohne offizielle Wahlen oder Abstimmungen sogar noch einmal reduzieren. Schließlich muss niemand mehr eine korrekte Teilnehmer- und Stimmliste hochladen oder prüfen.
Fazit
Sie wollen oder müssen Ihre Mitgliederversammlung schnell ins Internet bringen? Entweder als reine virtuelle oder als hybride Veranstaltung? Mit TEDME gelingt Ihnen das in wenigen Stunden – rechtssicher und komfortabel für Ihre Teilnehmenden. Kontaktieren Sie uns am besten gleich, damit wir Ihnen einen Demo-Account anlegen und Sie schnellstmöglich loslegen können.