Hybride Events sind in aller Munde. Egal wohin Sie schauen, ob in Fachzeitschriften, auf Event-Blogs, in Corporate Blogs zahlreicher Event-Plattformen und Anbieter von Interaktionstools – überall berichten Anbieter und Planer über ein hybrides Event. Dabei sind sie wirklich die Königsdisziplin für Eventplaner, schließlich sind es letztendlich zwei Events in einem. Das Präsenzevent und das Event an den Bildschirmen der Teilnehmer. Vielleicht geht es Ihnen auch so: Je länger Sie darüber nachdenken, Anbieter befragen und ihre Kosten kalkulieren, desto größer werden die Fragezeichen. Dabei muss das gar nicht so sein. Hybride Events können auch relativ einfach geplant und umgesetzt werden und dabei zugleich große Reichweiten erzielen. Wie? Das stellen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag vor.
Ein hybrides Event als Satellitenevent
Lassen Sie uns vorab kurz die Begriffe klären.
Hybrides Event: Ein hybrides Event vereint ein Präsenzevent und ein Onlineevent. Das bedeutet, dass es sowohl Teilnehmer vor Ort als auch solche an den Bildschirmen gibt. In welchem Zuschauerverhältnis und wie die jeweiligen Interaktionen und Berechtigungen aussehen, ist dabei völlig offen und jede Kombination denkbar. Genau das macht vermutlich ein hybrides Event für viele Planer so herausfordernd.
Satellitenevent: Ein Satellitenevent ist eines, das zeitgleich an mehreren Orten unter einem Eventtitel oder Motto stattfindet. Ein bekanntes Beispiel dafür ist ein Musikfestival, das in mehreren Locations in einer Stadt stattfindet.
Diese beiden Eventformate können Sie als Planer miteinander kombinieren und daraus das hybride Satellitenevent entwickeln.
Die Vorteile eines hybriden Satellitenevents
Verglichen mit einem klassischen Präsenzevent erreichen Sie mit einem Satellitenevent, das an mehreren Standorten stattfindet, deutlich mehr Personen. Schließlich können Sie das Event sowohl in der Haupt-Location durchführen als auch an beliebig vielen weiteren Orten. Darüber hinaus erreichen Sie mit dem hybriden Event zahlreiche Teilnehmer an ihren Bildschirmen.
Außerdem können Sie bei einem hybriden Satellitenevent – sofern Sie es durchdacht konzipiert haben – Ihr Budget deutlich entlasten. Denn Sie müssen nicht mehr wie bei einer typischen Roadshow mit Ihrem Event und Ihren Botschaften von Location zu Location ziehen. Damit entfallen die Kosten und Aufwände für den Transport der Materialien, der Technik und der gesamten Crew. Alles, was von einer klassischen Roadshow übrig bleibt, ist die Miete für die jeweilige Location. Können Sie das Satellitenevent in den Räumlichkeiten Ihrer eigenen Filialen oder von Netzwerkpartnern durchführen, entfällt auch dieser Budgetposten.
Ein weiteres Plus eines hybriden Satellitenevents ist, dass Ihre Teilnehmer selbst entscheiden können, ob sie vor Ort oder lieber am Rechner dabei sein möchten. So können Sie die Bedürfnisse jedes Teilnehmertyps erfüllen. Wer lieber von Angesicht zu Angesicht Small Talk betreibt, ist vor Ort dabei und wer lieber bequem vom Sofa oder dem eigenen Schreibtisch aus zusieht, kann auch das tun.
Die Umsetzung Ihres hybriden Satellitenevents
Vermutlich fragen Sie sich jetzt, wie Sie solch ein hybrides Satellitenevent ganz praktisch umsetzen können. Das ist leichter als gedacht.
Sie brauchen dafür lediglich einen zentralen Veranstaltungsort, dem “Event-Hub”, der mit einer Hauptbühne und der klassischen Audio-Video-Technik für das Livestreaming ausgestattet ist. Neben einer coronakonformen Bestuhlung und Catering benötigen Sie außerdem ein verbindendes Element für die Teilnehmer
- vor Ort im Satellitenhub,
- in den Satelliten-Locations und
- an den Rechnern in den Offices.
Unterstützung durch TEDME
Für solch ein verbindendes Element eignet sich TEDME hervorragend, da TEDME ganz ohne Installationen in jedem Browser von Ihren Teilnehmern genutzt werden kann.
Wer vor Ort dabei ist, öffnet tedme.com und gibt den von Ihnen bekanntgegebenen Sessioncode ein. Fertig. Schon kann er oder sie an allen Abstimmungen, Votings, Umfragen, Wortwolken, Quizzes, Q&A-Runden und vielem mehr teilnehmen und verbraucht dabei sehr wenig Datenvolumen und äußerst wenig Energie seines Smartpones oder Tablets.
Die Teilnehmer an den Bildschirmen haben Zugriff auf genau dieselben Funktionalitäten über einen Browser oder über das in Ihre Event-Plattform integrierte TEDME. Konfigurieren Sie als Ihr Online-Event oder Ihren Livestream wie gewohnt und binden Sie dann via iframe TEDME in die digitale Plattform Ihrer Wahl ein. Schon kann es losgehen.
Das Gute bei der Nutzung von TEDME: Alle Teilnehmer greifen zeitgleich auf die gleiche Applikation zu. Egal ob sie sich in der zentralen Eventlocation, in einem der Satellitenstandorte oder am Rechner befinden.
Unterstützung durch Audio-Video-Technik an den Satellitenstandorten
Die Integration von TEDME in hybride Satellitenevents ist wirklich kinderleicht. Jetzt brauchen Sie sich nur noch um die Audio-Video-Technik am Haupt- und den Satellitenstandorten kümmern. Wählen Sie möglichst eine Hauptbühne, die sehr gut ausgeleuchtet ist und von der die Technik für die Tonübertragung hervorragend eingerichtet wurde. Das ist das zentrale Element Ihres hybriden Events. Stellen Sie sicher, dass jeder die Reden von hier aus gut hören und sehen kann. Wenn es Ihr Budget zulässt, sollten Sie auch eine zweite oder dritte Kamera und damit Perspektive einbauen.
An den Satellitenorten benötigen Sie nun nur noch einen Techniker und die Technik für den Empfang des Streams, d.h. eine große Leinwand plus Beamer oder einen großen Bildschirm sowie eine stabile Internetverbindung. Auf dem Bildschirm spielen Sie die Vorträge aus Ihrem zentralen Hub aus.
Wollen Sie die Interaktion zwischen den Teilnehmern im Hub und an den dezentralen Orten etwas intensiver gestalten, können Sie auch einen Moderator, ausgestattet mit einer Videokamera und einem Mikrofon mit Windschutz, für Livebeiträge aus dem Publikum, einsetzen. In diesem Falle benötigen Sie an den Satellitenorten jemanden, der dafür sorgt, dass Ihre Videokonferenz in die Zentrale rechtzeitig und sauber aufgebaut ist. Sie merken schon, hier wird es komplexer. Doch die Idee wollen wir Ihnen auf jeden Fall mit auf den Weg geben.
Das Networking bei einem hybriden Satellitenevent
Die wohl einfachste Variante des Networkings für solch ein konzipiertes hybrides Satellitenevent ist die Aufteilung des Publikums in drei Gruppen:
- Networking vor Ort,
- sowie Networking an den Satellitenstandorten,
- und Networking an den Bildschirmen.
Die ersten beiden Gruppen netzwerken so, wie Sie es von klassischen Präsenzevents kennen. Für die dritte Teilnehmergruppe können Sie entweder die Event-Plattform Ihrer Wahl nutzen oder eine der besonders fürs Networking entwickelten Videokonferenz-Lösungen wie wonder, spatial oder trember.
Fazit
Hybride Events können sehr komplex sein. Wer sich jedoch auf die Kernfunktionen und -elemente seiner Veranstaltung konzentriert, kann sowohl eine größere Reichweite als auch eine Kostenersparnis erreichen. Besonders wichtig bei einem hybriden Satellitenevent ist das Networking. Sorgen Sie dafür, dass es ein verbindendes Element, z.B. eine digitale Lösung wie TEDME gibt.
Sie haben Fragen dazu? Oder wollen eine interaktive Lösung für Ihr Event nutzen? Dann kontaktieren Sie uns gern.