Mit der Delegiertenversammlung des Bundesverbandes Erneuerbare Energie e. V. (BEE) ist ein weiterer Schritt zur Stärkung der politischen und fachlichen Interessenvertretung der Erneuerbaren Energien vollzogen. Dank einer guten Vorbereitung und des Einsatzes von TEDME lief diese hybride Delegiertenversammlung reibungslos ab. Mehr über dieses Erfolgsbeispiel:
Über die hybride Delegiertenversammlung des BEE
Der BEE, kurz für Bundesverband Erneuerbare Energie e.V., führte im Juli 2022 seine Delegiertenversammlung als hybrides Event durch. Dies bedeutet, dass sowohl Teilnehmer vor Ort in Berlin anwesend waren als auch zugeschaltete Personen der Versammlung live an ihren Rechnern die Veranstaltung verfolgen konnten. Beide Teilnehmergruppen konnten sich in Echtzeit an Abstimmungen und Wahlen beteiligen – mithilfe von TEDME.
Die virtuellen Teilnehmer konnten sich über ein Zoom-Meeting einwählen und so gleichberechtigt zu den Teilnehmern vor Ort an allen Aspekten teilhaben und mitgestalten.
Das wollte der BEE erreichen
Der BEE wollte seine 1. Delegiertenversammlung erfolgreich durchführen und hierbei den oder die Präsident:In, den Vorstand und die Länderkammer wählen.
Aufgrund der Neustrukturierung des BEE – unter Einbindung von Verbänden der Erneuerbaren Energien aus ganz Deutschland – wurde erstmalig ein Delegiertensystem eingeführt. Aus diesem Kreis der Delegierten sollten und wurden im Rahmen der Delegiertenversammlung die Vertreter der Bundesländer und die Vorstandsmitglieder gewählt werden. Da insgesamt 40 Positionen zu besetzen waren, sollten die Abstimmungen im vorgegebenen Zeitrahmen zügig durchgeführt werden. Eine echte Herausforderung – vor allem mit Blick auf die nun folgend vorgestellten Anforderungen.
Die Herausforderungen der Wahlen und Abstimmungen
Während der Veranstaltung des BEE wurden, neben den regulären Tagesordnungspunkten mit Abstimmungen, die Wahlen der Länderkammer durchgeführt. Um bei diesen Wahlen die Strukturen unseres Landes abzubilden, wurden beim BEE insgesamt 16 Länderkammer-Wahlen parallel durchgeführt. Allein dies bringt manche Abstimmtools oder Organisatoren an ihre Grenzen.
Der Satzung des BEE folgend, müssen die Abstimmungen und Wahlen von teilnehmenden Unternehmen mit einem anderen Faktor gewichtet werden als die Abstimmungen der Verbände. Natürlich müssen hierbei ebenfalls individuelle Stimmrecht-Anteile korrekt berücksichtigt werden. Um dies umsetzen zu können, wurde jede Abstimmung bei der BEE-Delegiertenversammlung parallel durchgeführt – einmal für die Verbände und einmal für die Unternehmen. Die Ergebnisse dieser beiden Wahlen wurden anschließend im Mittel zusammengeführt.
Wer hier kurz mitgerechnet hat, bemerkt schnell, dass allein für die Länderkammer-Wahlen des BEE 32 Wahlräume parallel betrieben wurden. Oder anders ausgedrückt: Die 32 Einzelwahlen mussten korrekt und in kurzer Zeit in ein einziges Wahlergebnis überführt werden.
Die Spontan-Frage machte auch neue Kandidaten möglich
Wahlen sind komplex und nicht immer sind alle Kandidaten von Anfang an bekannt. Manchmal muss der Organisator spontan weitere Kandidaten und deren Vorstellung mitberücksichtigen.
TEDMEs Spontan-Frage-Funktion machte es möglich, dass auch über neue Kandidaten bei den Wahlen spontan abgestimmt werden konnte. Das bedeutet auch, dass der BEE während der Delegiertenversammlung einige Fragen anpassen konnte und auf überraschende Verläufe während der Sitzung adäquat hätte reagieren können.
Ein Aspekt, den Planer und Organisatoren von Versammlungen und Wahlen häufig übersehen und den auch nur so flexible Abstimmungstools wie TEDME schnell und zuverlässig umsetzen können.
Darum hat sich der BEE für TEDME entschieden
Der ausführende Verband der Veranstaltung, der Fachverband Biogas e.V., arbeitet bereits seit ca. drei Jahren erfolgreich mit TEDME für seine eigenen virtuellen Mitgliederversammlungen und konnte sowohl auf erfolgreiche Einsätze als auch auf internes Know-how in der Bedienung zurückgreifen.
“Wir haben uns für TEDME entschieden, da dieses Tool benutzerfreundlich ist und nach einer kurzen Einarbeitung von praktisch jedem gesteuert werden kann. Die Auswertungen sind just-in-time verfügbar und sehr übersichtlich. Hinzu kommt der exzellente Service von TEDME. Für jede unserer Fragen wurde immer umgehend nach einer Lösung gesucht. Auch das Preis-Leistungsverhältnis wissen wir als gemeinnütziger Verband sehr zu schätzen” sagt Anja Lobedank, Referatsleitung Veranstaltungen vom Fachverband Biogas e.V.
Das ist dem BEE dank TEDME gelungen
“Für die BEE-Delegiertenversammlung standen wir vor der Herausforderung, ein sehr komplexes Wahlverfahren mit insgesamt 36 virtuellen Wahlräumen abzubilden und davon zu einem bestimmten Zeitpunkt 32 parallel auszuführen. Glücklicherweise war dies mit TEDME sehr gut darstellbar” blickt Anja Lobedank zurück: „Da der Service von Herrn Koros schon in der Vergangenheit außergewöhnlich gut war, haben wir ihn in diesem Falle darüber hinaus mit der technischen Begleitung von TEDME beauftragt. Das Ergebnis? Ein reibungsloser Ablauf der Abstimmungen. Wir konnten die Versammlung sogar früher als geplant beenden.”
Tipps für andere Planer
“Unverzichtbar ist, die in Frage kommenden Wahl-Tools genau zu prüfen, und zwar mit Blick auf die eigenen, individuellen Anforderungen. Umfangreiche und dadurch oftmals teure Tools sind nicht automatisch auch die für den eigenen Anwendungsfall passenden. Häufig benötigt man nur einen Bruchteil der enthaltenen Leistungen. Nutzen Sie deshalb vorab Testversionen und lassen Sie sich eine Einführung geben. Binden Sie außerdem vor allem die Personen ein, die mit dem Tool arbeiten werden und die die Anforderungen des jeweiligen Projektes kennen und verstehen. Und vor allem: Planen Sie frühzeitig! Gerade, wenn Sie noch kein Tool haben, brauchen Sie die Vorbereitungszeit” gibt Anja Lobedank anderen Planern von Versammlungen, Abstimmungen und Wahlen mit auf den Weg.
„Der BEE dankt allen Beteiligten von TEDME für die Unterstützung und die reibungslose Durchführung der Delegiertenversammlung.“
Dr. Claudius, da Costa Gomez, Geschäftsführer des Bundesverband Erneuerbare Energien
Mehr über die Delegiertenversammlung des BEE
Sie wollen ebenfalls eine Versammlung mit TEDME durchführen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gern.