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So machen Sie Ihre Veranstaltungen winterfest

Veranstaltungen winterfest machen - mit TEDME

Sind Sie gewappnet für die diesjährige Winter-Saison? Gestiegene Kosten für Energie und Transport können wir jetzt schon beobachten. Obendrauf steigen außerdem die Corona-Fallzahlen und die Energiekrise treibt zum einen die Preise weiter in die Höhe und zum anderen dem ein oder anderen Unternehmer oder Verbraucher die Falten auf die Stirn. Wird das Gas reichen? Wird ein Engpass weitere Kosten in anderen Bereichen explodieren lassen? Wird es eine Zuteilung geben? Wie auch immer die Antwort ausfällt, günstiger oder gar planbarer als heute wird es wohl kaum werden. Deshalb brauchen Sie einen Plan B – auch oder gerade für diesen Herbst und Winter.

Planen Sie von Anfang an zweigleisig

Das Gute zuerst: Nach mehr als zwei Jahren Pandemie wissen wir alle, wie man seine Veranstaltung ins Netz bringt. Genau das sollte auch ein Teil Ihres Plan B sein. Planen Sie Ihre Veranstaltung daher unbedingt von Anfang an zweigleisig. Ein Teil der Gäste trifft sich vor Ort und ein Teil ist online zugeschaltet. Das macht Sie zu jedem Zeitpunkt deutlich flexibler als setzten Sie nur auf ein Eventformat.

Diese zweigleisige Planung muss auch nicht besonders aufwändig sein. Denn in TEDME binden Sie mit wenigen Klicks einen Videostream ein. Der kann sogar von YouTube kommen. Schon ist Ihre Event-Website für alle Online-Zuschauer fertig – inklusive Voting, Umfragen oder Frage-Antwort-Runden.

Broadcasting Website
TEDME – rechts neben dem Live Stream

Reduzieren Sie den Vor-Ort-Teil Ihrer Veranstaltung

Die logische Konsequenz aus dem Tipp zuvor lautet: Reduzieren Sie den Vor-Ort-Anteil Ihrer geplanten Veranstaltung von Anfang an. Das verringert sowohl die Kosten für die An- und Abreisen, für den Transport von Equipment als auch für die Miete der Location. Zugleich reduzieren Sie mit diesem Schritt das Risiko, enorm hohe Beträge für kurzfristige Stornierungen zahlen zu müssen.

Zugleich bewirkt diese Reduzierungsmaßnahme, dass Ihr Vor-Ort-Teil begehrter wird. Das können Sie auch in Ihrer Kommunikation zu Ihren Gunsten nutzen. Ganz nach dem Motto “Es gibt nur wenige Plätze. First come, first served”.

Vor-Ort-Veranstaltung: Kapazitäten reduzieren
Vor-Ort-Veranstaltung: Kapazitäten reduzieren

Digitalisieren Sie, was Sie digitalisieren können

Wer seine Kosten und Aufwände für den Vor-Ort-Teil weiter reduzieren will, sollte alles digitalisieren, was sich digitalisieren lässt. Neben dem Online-Event können Sie so beispielsweise sämtliche Abstimmungen, Wahlen, Umfragen, Frage-Antwort-Runden, Wissensspiele und vieles mehr, digitalisieren. Dabei sparen Sie sich die Kosten für die haptische Alternative sowie für den Transport dieser Materialien.

Online-Events mit TEDME
Online-Events mit TEDME

Setzen Sie Ressourcen bewusst ein

Hinterfragen Sie einmal die Umsetzung Ihrer Live- oder Online-Veranstaltungen. Setzen Sie dabei die Ressourcen wirklich bewusst ein? Oder gibt es hier noch Einsparpotenzial? Denken Sie daran: Kleine Änderungen, können viel bewirken. So muss nicht jede Veranstaltung mit aufwändigen Bühnenbauten und -technik durchgeführt werden. Ein sauberer Stream mit gutem Ton und Beleuchtung ist oft mehr wert als aufwändige und ressourcenfressende GreenScreen-Produktionen in 4K. Vor allem dann, wenn Ihr Online-Besucher dank seiner geringen Internetverbindung im Home-Office gar nicht mehr als HD-Qualität empfangen kann. Dieser kleine Hebel reduziert z.B. die Produktionskosten als auch die Datenlast, die durch das Netz muss. Kleine Änderung, große Ersparnis bei gleichbleibend erlebter Qualität.

Die großen Einsparhebel bei Veranstaltungen:

  • An- und Abreise – machen circa 70 Prozent des Aufwandes aus; bei Ihnen oder auf der Teilnehmerseite
  • Technikeinsatz – für die AV-Technik vor Ort oder die Übertragung in die Home-Offices
  • Transport – von Equipment zur Location und zurück

Winterfeste Veranstaltungen dank TEDME

Wussten Sie, wie schnell Sie aus dem klassischen Voting- und Interaktionstool eine fertige Event-Website bauen? Mit wenigen Klicks binden Sie den Stream aus YouTube und Co. ein oder binden TEDME in Ihre Videokonferenz bei Webex oder Zoom ein und schon kann’s losgehen. Alle interaktiven Elemente wie Abstimmungen, Wahlen, Quizzes, Q&A-Runden und vieles mehr laufen weiterhin über TEDME für beide Besucherseiten. So können Sie die Teilnehmer im Office als auch diejenigen vor Ort sehr schnell und leicht erreichen als auch aktiv einbinden.

Mehr dazu erfahren Sie in den Beiträgen:

Stream mit Single Choice Frage
mit TEDME bauen Sie Umfragen, Abstimmungen und Chats leicht in Ihren Stream ein

Fazit

Bereiten Sie sich und Ihre Veranstaltungen auf einen teuren und erneut durch Corona begleiteten Winter vor. Kommt es dann weniger dramatisch als befürchtet, sind Sie auf der sicheren Seite und profitieren von einer gestiegenen Reichweite durch den Online-Part. Außerdem ist es Ihnen hoffentlich gelungen, die Attraktivität Ihres Vor-Ort-Events durch weniger Plätze oder Tickets zu steigern.

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