So hart wie die Überschrift klingt, so hart ist sie für manche Vereine oder Verbände inzwischen durchaus. Immer wieder hören oder lesen wir von einigen, die ihre physische Mitgliederversammlung kurzfristig in eine Online-Veranstaltung umwandeln. Warum? Zu wenig Resonanz auf die Einladungen. Doch warum ist das so und wie können Sie das lösen?
1. Virtuelle Mitgliederversammlungen sind bequem
Wie voll ist Ihr Schreibtisch, Ihr Kalender oder Ihre To-Do-Liste? Wenn es Ihnen so geht, wie vielen, dann vermutlich ziemlich voll. Genauso geht es auch Ihren Mitgliedern. Für viele von ihnen ist die Einladung zu Ihrer Mitgliederversammlung ein weiteres To-Do. Ein weiterer Kalendereintrag und wenn der in Präsenz stattfindet, dann ist er oft mit Reisewegen und -zeiten verbunden. Das war doch auch früher so! Ja, in der Tat. Doch “früher” und damit meinen viele von uns die Zeiten vor der Pandemie gab es kaum virtuelle Mitgliederversammlungen, digitale Events oder Weiterbildungskurse im Netz. Heute gehört das zum Standard und viele Teilnehmer erwarten ein virtuelles Angebot Ihrer Versammlung – auch wenn sie das Networking vor Ort sehr schätzen.
Bieten Sie daher am besten gleich eine virtuelle Teilnahme-Möglichkeit an Ihrer Mitgliederversammlung an. Eine hybride Versammlung mit TEDME können Sie schon sehr günstig umsetzen und der Mythos von explodierenden Kosten bei einem Hybridevent hat sich bei unseren Kunden nicht bewahrheitet.
2. Mitgliederversammlungen in Präsenz kommen oft kurzfristig
Gut, manche Veranstalter laden wirklich sehr früh ein und haben einen festen Termin im Kalender und damit auch in dem ihrer Mitglieder. Andere wiederum laden relativ kurzfristig ein. Auch wenn sie sich dabei an die gesetzlichen Fristen halten – für viele Mitglieder mit einem krachend vollen Terminkalender kommt die Einladung dennoch zu spät. Schließlich ist Ihre Versammlung nicht der einzige Termin: Andere berufliche Reisen zu Messen, Kongressen, Events, Weiterbildungsseminaren, Firmenausflügen sowie private Vorhaben wie Urlaub, Konzerte, Familienfeiern und vieles mehr ringen ebenfalls um das Interesse Ihrer Teilnehmer. Hinzu kommt, dass viele der eben genannten Veranstaltungen sich in Präsenz inzwischen auf die warmen Monate konzentrieren und so die Terminkonkurrenz noch höher ist. Obendrein gibt es weitere, kostenfreie, spannende Veranstaltungen im Internet, die noch einmal die Verfügbarkeit Ihrer Mitglieder für Ihre Versammlung einschränken.
Laden Sie daher so früh wie nur möglich ein – auf jeden Fall deutlich eher als Sie es müssten.
3. „What’s in for me?“ – Wie steht es wirklich um den Mehrwert?
In Zeiten knapper Ressourcen, steigender Preise für Reisen und Übernachtungen, Reiserestriktionen seitens der sparenden Unternehmen und der Arbeit, die durch immer weniger Personal erledigt werden muss, wird jeder Termin noch kritischer hinterfragt. Entweder durch Unternehmen oder durch die Privatperson. Bietet Ihre Mitgliederversammlung nun lediglich die Aspekte an, die unbedingt sein müssen – Tagesordnungspunkte mit Blick auf den Verband oder Verein sowie Abstimmungen oder Wahlen – bleibt für den Einzelnen wenig Mehrwert übrig.
Nun könnten Sie fragen, warum ist man sonst Mitglied in einer Organisation, wenn man sich nicht für diese Belange interessiert? Vielleicht sind die anderen Aspekte, die Ihr Verband oder Verein leistet, überzeugend für eine Mitgliedschaft. Beispielsweise Ihre Seminare oder Ihr Wissensangebot auf der eigenen Website.
Bieten Sie daher bei Ihren Mitgliederversammlungen unbedingt auch etwas für den persönlichen Nutzen Ihrer Mitglieder an: wertvolles, neues Wissen und Networking.
4. Die Veranstaltung war gut, aber die Kaffeepausen zu kurz
Wenn so das Fazit zu Ihrer Versammlung lautet, haben Sie einen Teil richtig gemacht: Sie haben die richtigen Personen an einen Ort gelockt. Doch leider haben Sie zu wenig Zeit fürs Networking angeboten. Schließlich ist Networking DER Grund, eine Veranstaltung zu besuchen. Doch viele Veranstalter vernachlässigen diesen dringendsten Teilnehmerwunsch und reihen einen Vortrag oder Tagesordnungspunkt an den nächsten. Widerstehen Sie dieser Versuchung. Dafür gibt es doch mittlerweile sehr gute Online-Formate.
Packen Sie alles Zusätzliche in ein Webinar oder in einen Videocall in einer kleinen Gruppe, die Austausch oder Abstimmungen ermöglicht. So schaffen Sie Zeit auf Ihrer Präsenz-Veranstaltung Zeit für längere Pausen und interaktive Eventformate.
5. Die Anreise dauert zu lange
Ihre Mitglieder haben nur kurze Wege zu Ihren Versammlungen? Herzlichen Glückwunsch! Dann haben Sie alles richtig gemacht. Doch was ist, wenn Ihre Mitglieder sich über eine größere Region verteilen, z.B. deutschlandweit ansässig sind? Dann brauchen Sie einen Anreiseort, der schnell und gut erreichbar ist. Schauen Sie sich daher vorher genau an, wie lange die Anreise von verschiedenen Orten zu Ihrem Veranstaltungsort dauern würde. Denken Sie dabei sowohl an die Auto- als auch an die Bahnfahrer. In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit immer bedeutsamer wird, ist es wichtig, dass Sie beide Alternativen berücksichtigen und kommunizieren.
Tipp: Auf der Website chronotrains können Sie sehen, wie groß das Einzugsgebiet für eine ein- bis fünfstündige Bahnreise zu Ihrem Zielort ist.
Fazit
Es gibt viele gute Gründe, warum sich Mitglieder gegen eine Veranstaltung in Präsenz entscheiden. Bieten Sie daher unbedingt auch eine virtuelle Variante an oder erfragen Sie rechtzeitig im Vorfeld die Vorlieben Ihrer potenziellen Teilnehmer ab – beides können Sie mit TEDME umsetzen.